Trợ lý AI phường, xã đạt Giải Nhì toàn Hà Nội: Bước tiến mới trong cải cách hành chính số

Trong quá trình xây dựng chính quyền số, trí tuệ nhân tạo không còn chỉ là một công nghệ mang tính thử nghiệm. Khi được huấn luyện bằng dữ liệu chuyên ngành và triển khai đúng nhu cầu thực tế, AI có thể trở thành một “trợ lý số” hỗ trợ cán bộ xử lý công việc nhanh hơn, đồng thời giúp người dân tiếp cận thủ tục hành chính thuận tiện hơn.

Một dấu ấn nổi bật trong hành trình này là sản phẩm “Bộ đôi Trợ lý AI dành cho phường, xã” do Công ty Cổ phần ADT thiết kế, huấn luyện và phối hợp triển khai tại phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội.

Tại Cuộc thi “Tìm kiếm ý tưởng, giải pháp cải cách hành chính trên địa bàn Thành phố Hà Nội lần thứ II – năm 2025”, sản phẩm đã vượt qua nhiều sáng kiến để lọt vào Top 6 vòng Chung kết và đạt Giải Nhì toàn Thành phố Hà Nội. Thành tích này cho thấy tiềm năng ứng dụng AI chuyên biệt trong cải cách hành chính, quản lý nhà nước và phục vụ người dân ngay từ cấp cơ sở.

Cuộc thi quy tụ khoảng 1.200 sáng kiến cải cách hành chính

Cuộc thi “Tìm kiếm ý tưởng, giải pháp cải cách hành chính trên địa bàn Thành phố Hà Nội lần thứ II – năm 2025” được tổ chức nhằm phát hiện, lựa chọn và nhân rộng những mô hình có tính đổi mới, khả thi và mang lại hiệu quả thiết thực cho hoạt động quản lý nhà nước.

Theo thông tin được công bố trong bài viết gốc của ADT Group, cuộc thi đã thu hút khoảng 1.200 đề tài, ý tưởng và giải pháp đến từ các xã, phường, sở, ban, ngành, UBND các cấp cùng cộng đồng doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội.

Số lượng đề tài tham dự cho thấy cải cách hành chính không còn là nhiệm vụ riêng của một cơ quan chuyên môn. Đây đã trở thành một phong trào đổi mới rộng khắp, trong đó công nghệ số và trí tuệ nhân tạo ngày càng giữ vai trò quan trọng.

Từ khoảng 1.200 đề tài, Ban Tổ chức đã lựa chọn sáu đội thi xuất sắc vào vòng Chung kết. Việc “Bộ đôi Trợ lý AI dành cho phường, xã” có mặt trong Top 6 và giành Giải Nhì là sự ghi nhận đối với tính sáng tạo, khả năng áp dụng thực tế và triển vọng nhân rộng của giải pháp.

Bộ đôi Trợ lý AI dành cho phường, xã là gì?

“Bộ đôi Trợ lý AI dành cho phường, xã” là giải pháp trí tuệ nhân tạo được xây dựng để phục vụ đồng thời hai nhóm người dùng chính trong hoạt động hành chính tại cơ sở:

Cán bộ, công chức làm việc tại UBND phường, xã.
Người dân, tổ chức và doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thủ tục hành chính.

Thay vì sử dụng một trợ lý AI tổng quát cho mọi mục đích, sản phẩm được thiết kế theo hướng AI chuyên biệt cho chính quyền địa phương. Hệ thống tập trung vào những văn bản pháp luật, quy trình nghiệp vụ, thủ tục hành chính và nội dung thuộc phạm vi giải quyết của cấp phường, xã.

Bộ đôi gồm hai trợ lý có chức năng riêng nhưng bổ trợ cho nhau.

Trợ lý AI hỗ trợ cán bộ, công chức

Trợ lý thứ nhất được thiết kế như một công cụ đồng hành trong quá trình xử lý công việc. Tùy thuộc phạm vi dữ liệu được cơ quan lựa chọn và phê duyệt, trợ lý có thể hỗ trợ:

Tìm kiếm và tra cứu văn bản pháp luật.
Xác định căn cứ pháp lý liên quan đến công việc.
Tóm tắt nội dung văn bản và quy trình nghiệp vụ.
Hỗ trợ chuẩn bị dự thảo văn bản hành chính.
Gợi ý trình tự xử lý hồ sơ.
Tra cứu nhiệm vụ và thẩm quyền của cấp phường, xã.
Hỗ trợ quản lý, theo dõi và tổng hợp công việc.
Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu trong nhiều thư mục khác nhau.

Trợ lý AI không thay thế trách nhiệm của cán bộ, công chức và cũng không tự ban hành quyết định hành chính. Công cụ đóng vai trò hỗ trợ tra cứu, tổng hợp và chuẩn bị thông tin. Người có thẩm quyền vẫn phải kiểm tra căn cứ pháp lý, đánh giá hồ sơ và chịu trách nhiệm về quyết định cuối cùng.

Trợ lý AI hỗ trợ người dân 24/7

Trợ lý thứ hai hướng tới người dân, tổ chức và doanh nghiệp. Công cụ có thể cung cấp hướng dẫn ban đầu về các thủ tục hành chính phổ biến, chẳng hạn:

Thủ tục hộ tịch.
Chứng thực và xác nhận.
Đăng ký hoặc thay đổi thông tin hộ kinh doanh.
Một số thủ tục liên quan đến đất đai, xây dựng và môi trường.
Chính sách an sinh xã hội.
Cách sử dụng dịch vụ công trực tuyến.
Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị.
Trình tự thực hiện và cơ quan tiếp nhận.
Các lưu ý thường gặp khi nộp hồ sơ.

Người dân có thể đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên mà không cần biết chính xác tên văn bản hay mã thủ tục. Trợ lý sẽ phân tích nội dung câu hỏi, tìm kiếm trong kho dữ liệu đã được thiết lập và đưa ra hướng dẫn phù hợp.

Khả năng hoạt động 24/7 giúp người dân chủ động tìm hiểu thủ tục trước khi đến cơ quan hành chính. Qua đó, số lần phải đi lại, bổ sung giấy tờ hoặc chờ cán bộ giải thích những nội dung cơ bản có thể được giảm bớt.

Điểm khác biệt nằm ở dữ liệu chuyên biệt

Một trong những yếu tố quan trọng của giải pháp là phương pháp xây dựng kho tri thức. Theo bài viết gốc, hệ thống không chỉ dựa trên dữ liệu chung mà được huấn luyện và cấu hình từ các văn bản pháp luật, quy trình nghiệp vụ do UBND phường Ô Chợ Dừa trực tiếp lựa chọn, cung cấp.

Cách tiếp cận này giúp trợ lý tập trung vào ba yêu cầu cốt lõi:

Trả lời dựa trên căn cứ pháp luật

AI hành chính chỉ có giá trị khi thông tin được liên kết với nguồn tài liệu đáng tin cậy. Vì vậy, dữ liệu đầu vào cần được lựa chọn, phân loại và cập nhật thường xuyên.

Đối với văn bản pháp luật, hệ thống cần theo dõi trạng thái hiệu lực, văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ. Nếu dữ liệu không được cập nhật, câu trả lời dù diễn đạt thuyết phục vẫn có thể không còn phù hợp với quy định hiện hành.

Phù hợp với thẩm quyền cấp phường, xã

Một thủ tục hành chính có thể liên quan đến nhiều cấp chính quyền. Nếu trợ lý không phân biệt rõ thẩm quyền, người dùng có thể nhận được hướng dẫn đúng về nội dung nhưng sai về cơ quan tiếp nhận hoặc cấp có trách nhiệm giải quyết.

Bộ đôi Trợ lý AI được định hướng tập trung vào nhiệm vụ, quyền hạn và quy trình thuộc cấp cơ sở. Điều này giúp hạn chế tình trạng áp dụng máy móc một hướng dẫn chung cho tất cả cơ quan.

Gắn với thực tiễn vận hành tại địa phương

Mỗi địa phương có thể có cách tổ chức, đầu mối hỗ trợ và quy trình phối hợp khác nhau trong phạm vi pháp luật cho phép. Việc sử dụng tài liệu do cơ quan trực tiếp lựa chọn giúp trợ lý gần với thực tiễn công việc hơn.

Đây cũng là lý do một hệ thống AI chuyên biệt thường cần được khảo sát và cấu hình cho từng đơn vị, thay vì sao chép nguyên trạng một mô hình dùng chung.

Vì sao giải pháp được đánh giá cao tại cuộc thi?

Một sáng kiến cải cách hành chính không chỉ cần mới về công nghệ mà còn phải chứng minh được khả năng áp dụng. “Bộ đôi Trợ lý AI dành cho phường, xã” hội tụ nhiều yếu tố phù hợp với tiêu chí này.

Trước hết, giải pháp giải quyết đồng thời nhu cầu của cán bộ và người dân. Khi cán bộ được hỗ trợ tra cứu còn người dân được hướng dẫn từ xa, cả hai phía đều có thể tiết kiệm thời gian.

Thứ hai, sản phẩm tập trung vào các công việc thường xuyên của chính quyền cơ sở. Đây là cấp gần dân nhất và cũng là nơi tiếp nhận số lượng lớn câu hỏi, yêu cầu xác nhận, hồ sơ và thủ tục thiết yếu.

Thứ ba, giải pháp được giới thiệu có khả năng triển khai mà không đòi hỏi một hệ thống hạ tầng quá phức tạp. Điều này tạo điều kiện để các phường, xã tiếp cận AI theo lộ trình phù hợp với nguồn lực.

Thứ tư, mô hình có khả năng nhân rộng. Cấu trúc hai trợ lý có thể được giữ ổn định, trong khi kho dữ liệu, quy trình và nội dung hướng dẫn được điều chỉnh theo từng địa phương.

Nhờ tính mới, tính thực tiễn và triển vọng mở rộng, sản phẩm đã lọt vào Top 6 vòng Chung kết và đạt Giải Nhì toàn Thành phố Hà Nội.

Dấu ấn chuyển đổi số của phường Ô Chợ Dừa

Phường Ô Chợ Dừa là đơn vị tham gia lựa chọn dữ liệu, phối hợp triển khai và ứng dụng Bộ đôi Trợ lý AI vào hoạt động thực tế.

Theo số liệu được nêu trong bài viết gốc, tháng 10/2025, phường Ô Chợ Dừa đứng thứ 85 trong tổng số 126 phường, xã về chuyển đổi số. Sau năm tháng, đơn vị được ghi nhận vươn lên vị trí số 1 toàn Thành phố Hà Nội.

Bài viết cũng công bố kết quả năm 2025 của phường đạt 94,73 điểm, xếp loại A và đứng đầu Nhóm I.

Nếu được xác nhận đầy đủ bằng các văn bản công bố chính thức, sự thay đổi thứ hạng này là một trường hợp thực tế đáng chú ý về quá trình tổ chức chuyển đổi số tại cấp phường. Tuy nhiên, kết quả không nên được hiểu là thành quả của riêng một công cụ. Chuyển đổi số hiệu quả luôn cần sự kết hợp giữa quyết tâm của người đứng đầu, năng lực của đội ngũ cán bộ, quy trình quản trị, chất lượng dữ liệu và công nghệ hỗ trợ.

AI có thể trở thành chất xúc tác mạnh, nhưng con người và phương thức tổ chức vẫn là yếu tố quyết định.

AI giúp giảm tải cho cán bộ, công chức như thế nào?

Cán bộ tại phường, xã thường phải xử lý nhiều nhóm nhiệm vụ trong khi hệ thống văn bản pháp luật liên tục thay đổi. Việc tìm đúng văn bản, xác định đúng điều khoản và kiểm tra thẩm quyền có thể tiêu tốn nhiều thời gian.

Trợ lý AI chuyên biệt có thể giúp rút ngắn một số công đoạn:

Tìm tài liệu bằng câu hỏi thay vì dò từng thư mục.
Tóm tắt nhanh nội dung chính của văn bản dài.
So sánh thông tin giữa nhiều tài liệu.
Gợi ý danh mục giấy tờ cần kiểm tra.
Chuẩn bị cấu trúc ban đầu cho báo cáo hoặc văn bản.
Tổng hợp các vấn đề thường xuyên được người dân quan tâm.
Hỗ trợ cán bộ mới tiếp cận quy trình nghiệp vụ.

Khi những thao tác lặp lại được hỗ trợ, cán bộ có thêm thời gian dành cho các nhiệm vụ đòi hỏi đánh giá chuyên môn, giao tiếp trực tiếp và giải quyết tình huống thực tế.

Điều quan trọng là cơ quan phải xây dựng quy trình kiểm soát đầu ra. Mọi thông tin do AI cung cấp cần được đối chiếu với văn bản gốc trước khi sử dụng trong hồ sơ hoặc quyết định hành chính.

Người dân được hưởng lợi gì từ trợ lý AI?

Đối với người dân, một trong những khó khăn phổ biến khi thực hiện thủ tục hành chính là không biết bắt đầu từ đâu, cần chuẩn bị giấy tờ gì hoặc phải liên hệ cơ quan nào.

Trợ lý AI có thể trở thành điểm hỗ trợ ban đầu, giúp người dân:

Tìm hiểu thủ tục vào bất kỳ thời điểm nào.
Biết trước thành phần hồ sơ cần chuẩn bị.
Hạn chế nộp thiếu hoặc sai giấy tờ.
Tiếp cận hướng dẫn bằng cách hỏi đáp tự nhiên.
Được chỉ dẫn cách sử dụng dịch vụ công trực tuyến.
Tiết kiệm thời gian đi lại và chờ đợi.
Tiếp cận thông tin công khai, thống nhất hơn.

Đối với người cao tuổi hoặc người chưa quen sử dụng nền tảng số, giao diện hỏi đáp đơn giản có thể dễ tiếp cận hơn việc tự tìm kiếm trong nhiều danh mục thủ tục.

Tuy nhiên, trợ lý phải luôn chỉ rõ phạm vi hỗ trợ và hướng dẫn người dùng liên hệ cán bộ khi hồ sơ có tình tiết đặc biệt. AI không nên đưa ra cam kết về kết quả giải quyết hoặc thay mặt cơ quan xác nhận tính hợp lệ của hồ sơ.

Từ ứng dụng AI đến cải cách hành chính thực chất

Đưa AI vào cơ quan nhà nước không nên dừng ở việc tạo ra một chatbot có thể trả lời nhiều câu hỏi. Giá trị thực sự phải được đo lường bằng kết quả cụ thể như:

Thời gian tra cứu của cán bộ được rút ngắn bao nhiêu.
Tỷ lệ hồ sơ phải bổ sung có giảm hay không.
Số câu hỏi lặp lại tại bộ phận tiếp nhận giảm như thế nào.
Người dân có dễ tiếp cận thông tin hơn không.
Mức độ hài lòng của người sử dụng thay đổi ra sao.
Dữ liệu và văn bản pháp luật có được cập nhật đúng hạn không.
Câu trả lời có trích dẫn đúng nguồn và đúng thẩm quyền không.

Khi có bộ chỉ số rõ ràng, chính quyền địa phương có thể đánh giá chính xác hiệu quả của giải pháp, phát hiện hạn chế và điều chỉnh trước khi mở rộng.

Mô hình của ADT và phường Ô Chợ Dừa gợi mở một hướng triển khai thực tế: bắt đầu từ nhu cầu cụ thể, lựa chọn kho dữ liệu phù hợp, huấn luyện trợ lý theo nhiệm vụ rồi từng bước đánh giá hiệu quả.

Điều kiện để nhân rộng Trợ lý AI tới các phường, xã

Để triển khai hiệu quả tại nhiều địa phương, mỗi đơn vị cần chuẩn bị tối thiểu năm nhóm điều kiện.

Chuẩn hóa kho dữ liệu

Văn bản pháp luật, thủ tục hành chính, quy chế, quy trình và biểu mẫu cần được phân loại thống nhất. Tài liệu hết hiệu lực phải được đánh dấu hoặc loại khỏi phạm vi trả lời.

Thiết lập cơ chế cập nhật

Hệ thống cần có đầu mối theo dõi văn bản mới, văn bản sửa đổi và các thay đổi về thẩm quyền. Kho dữ liệu không thể chỉ được xây dựng một lần rồi sử dụng trong thời gian dài mà không cập nhật.

Phân quyền và bảo vệ dữ liệu

Trợ lý phục vụ người dân chỉ nên truy cập dữ liệu được phép công khai. Trợ lý nội bộ cho cán bộ cần có cơ chế tài khoản, phân quyền, nhật ký truy cập và bảo vệ thông tin theo quy định.

Đào tạo đội ngũ sử dụng

Cán bộ cần hiểu AI có thể hỗ trợ việc gì, không được sử dụng cho việc gì và cách kiểm tra câu trả lời. Kỹ năng đặt câu hỏi, đối chiếu nguồn và xử lý kết quả là một phần quan trọng của quá trình triển khai.

Đo lường hiệu quả định kỳ

Đơn vị cần theo dõi chất lượng câu trả lời, thời gian xử lý, mức độ sử dụng và phản hồi của người dân. Các câu hỏi chưa được trả lời tốt phải được ghi nhận để bổ sung dữ liệu.

Những nguyên tắc không thể bỏ qua khi ứng dụng AI trong chính quyền

AI trong lĩnh vực hành chính liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích của người dân. Vì vậy, quá trình triển khai cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng:

AI là công cụ hỗ trợ, không thay thế người có thẩm quyền.
Câu trả lời phải ưu tiên dựa trên tài liệu đã được kiểm chứng.
Người dùng cần được cung cấp căn cứ hoặc đường dẫn đến nguồn gốc thông tin.
Dữ liệu cá nhân và dữ liệu nội bộ phải được bảo vệ.
Không sử dụng thông tin chưa kiểm chứng để ra quyết định hành chính.
Phải có cơ chế tiếp nhận phản hồi và sửa câu trả lời sai.
Hệ thống cần thông báo rõ giới hạn trách nhiệm.
Dữ liệu phải được cập nhật thường xuyên theo quy định mới.

Những nguyên tắc này giúp AI được ứng dụng theo hướng an toàn, minh bạch và có trách nhiệm.

ADT hướng tới hệ sinh thái AI chuyên biệt cho chính quyền địa phương

Việc sản phẩm đạt Giải Nhì tại một cuộc thi quy mô toàn Thành phố Hà Nội là dấu mốc quan trọng đối với Công ty Cổ phần ADT trong quá trình phát triển giải pháp AI dành cho khu vực công.

Thay vì chỉ cung cấp công nghệ, mô hình triển khai cần bao gồm nhiều công đoạn liên kết với nhau: khảo sát nhu cầu, lựa chọn dữ liệu, xây dựng kho tri thức, cấu hình trợ lý, kiểm thử câu trả lời, hướng dẫn sử dụng và cập nhật định kỳ.

Mỗi địa phương có đặc điểm khác nhau về cơ cấu tổ chức, khối lượng hồ sơ, nhóm thủ tục thường phát sinh và năng lực vận hành. Vì vậy, trợ lý AI cần được thiết kế linh hoạt để thích ứng, đồng thời vẫn bảo đảm các yêu cầu chung về pháp luật, bảo mật và kiểm soát chất lượng.

Khi được triển khai đúng cách, mô hình có thể mở rộng thành một hệ sinh thái gồm nhiều trợ lý chuyên môn cho Văn phòng HĐND và UBND, Phòng Kinh tế, Phòng Văn hóa – Xã hội, Phòng Xây dựng – Nông nghiệp và Môi trường cùng bộ phận phục vụ hành chính công.

Giải Nhì là điểm khởi đầu cho một mô hình chính quyền số gần dân hơn

Thành tích của “Bộ đôi Trợ lý AI dành cho phường, xã” không chỉ là một giải thưởng về công nghệ. Đây còn là tín hiệu cho thấy các sáng kiến xuất phát từ nhu cầu thực tế tại cơ sở có thể tạo ra giá trị rõ ràng cho cải cách hành chính.

Một trợ lý giúp cán bộ tìm thông tin nhanh và chính xác hơn. Một trợ lý khác giúp người dân tiếp cận hướng dẫn mọi lúc, mọi nơi. Khi hai công cụ được kết nối với kho dữ liệu chuyên biệt, quy trình kiểm soát chặt chẽ và đội ngũ vận hành có năng lực, AI có thể góp phần xây dựng nền hành chính chủ động, minh bạch và lấy người dân làm trung tâm.

Giải Nhì toàn Thành phố Hà Nội năm 2025 là sự ghi nhận đáng tự hào, đồng thời mở ra một chặng đường mới cho ADT và các địa phương đang quan tâm đến ứng dụng AI.

Từ trường hợp phường Ô Chợ Dừa, mô hình Bộ đôi Trợ lý AI cho thấy chuyển đổi số cấp cơ sở hoàn toàn có thể bắt đầu từ những bài toán thiết thực: giảm thời gian tra cứu cho cán bộ, hướng dẫn người dân thuận tiện hơn, chuẩn hóa dữ liệu và nâng cao chất lượng phục vụ.

Đây chính là nền tảng để hướng tới một chính quyền số hiện đại nhưng gần gũi; ứng dụng công nghệ tiên tiến nhưng luôn đặt con người, pháp luật và hiệu quả phục vụ ở vị trí trung tâm.